Тестове за нагласи 1.2

3. Задаване на ефективни въпроси

Ако сте например линеен мениджър,  супервайзър или разговаряте с клиент, важно е да създадете среда, в която ораторът чувства, че техните проблеми са чути. Един от начините за това е чрез задаване на ефективни въпроси.

Списък  с  въпроси:

• Отворени въпроси – за събиране на информация и факти, например: „Какви са вашите притеснения и притеснения относно тази ситуация?“
• Проучващи въпроси – за получаване на допълнителни подробности, напр. „Можете ли да обясните защо това има значение?“
• Хипотетични въпроси – да предложите подход или да въведете нова идея, например „Ако можете да получите допълнително финансиране или ресурси, как би могло да помогне това?“
  • Рефлексивни въпроси – за да проверите разбирането, като например „Бихте ли приоритизирали и дали внимание първо на най-критичните области и бихте ли се уверили, че всички знаят кое е най-важното?“
• Водещи въпроси – не винаги са добре приети, но могат да се използват, за да помогнат на човек да стигне до заключение или да има идея, която смятате, че ще бъде от полза. Например „Мислихте ли да дадете ролята на ръководителя на проекта на Дженифър?“
• Отклоняващи въпроси – за обезвреждане на агресивна или предизвикателна ситуация чрез пренасочване на силата на атаката на другия човек, например:

o Недоволство: „Не съм доволен от този проект!“

o Отговор: „Какво можем да направим, за да го направим правилно?“

• Заключителни въпроси – да се постигне споразумение, ангажимент, например „Кога ще говорите с вашия екип и клиента за това?“

Те обясняват, че въпросите могат да бъдат използвани за различни цели, като например да осигурят структура, директен поток или да ни помогнат да достигнем край на разговора.

Треньорите използват отворени въпроси, за да помогнат на клиентите си да продължат напред и тази техника може да бъде също толкова полезна при разговор с колегите, особено ако сте супервайзър.

4. Други полезни комуникационни умения

Има редица други умения и способности, които може да не изглеждат подходящи, но които са от решаващо значение за улесняване на добрата комуникация. Те включват:

1. самосъзнание
2. съпричастност
3. адаптивност
4. изграждане на доверие и взаимоотношения.

 

4.1 Себеосъзнаване

За да бъдете ефективен комуникатор, трябва да сте самоосъзнати.

Увеличаването на вашето самоосъзнание ви позволява да общувате по-честно, с по-голяма отвореност към обратната връзка, която може да получите. В резултат на това вие ще общувате по-ефективно с тези около вас.

 

4.2 Съпричастност

Друго умение, свързано тясно с ефективната комуникация, е съпричастността.

Може да си мислите, че хората или са съпричастни, или не са, но изследванията сочат, че съпричастността е отчасти вродена и отчасти заучена и нещо, което всички можем да подобрим. Препоръчваме следните действия:

• Предизвикайте себе си – научаването на ново умение или компетентност ще ви смири и смирението е ключов фактор за съпричастността.
• Излезте от обичайната си среда, например като пътувате до някъде, където обикновено не бихте отишли ​​- това ви дава по-добра оценка за другите.
• Получете обратна връзка – поискайте отзиви за вашите умения за връзки от семейството, приятелите и колегите и размислете върху нея.
• Проучете вашите пристрастия – всички имаме скрити пристрастия, които пречат на способността ни да слушаме и да сме съпричастни, например свързани с възрастта или пола.
• Задавайте по-добри въпроси – имайте за цел да задавате три или четири обмислени въпроса във всеки разговор.

Интересно е да се отбележат повтарящите се теми като обратна връзка, слушане и ефективни въпроси, които вече видяхте са от ключово значение за ефективната комуникация.

4.3 Адаптивност

Ще започнете тази секция с казус.

Предстои двама банкови служители да посетят местно училище, за да говорят за личните финанси. Те ще говорят пред деца на възраст от 10 до 11 години. Целта на тяхното посещение е да бъдат обяснени ключови моменти за спестяването, плащането с карта и използването на банкомат. Децата може да имат въпроси относно разликите между видовете карти и как и кога да ги използват.

За да общува по-ефективно, банката е създала забавни герои за деца и лесен за четене уебсайт с дейности, които да им помогнат да научат за управляването на бюджета.

Когато провеждат подобна програма за 16-годишните, те ще предприемат различен подход. Например, те ще въведат повече финансова терминология. Няма да използват непременно забавните герои, но ще трябва да поддържат съдържанието подходящо, като използват примери като спестяване за скъпо електронно устройство.

Когато банковите служители се върнат в клона си, те могат да продават услуги като ипотечни или застрахователни полици на клиенти. Те ще използват различен език и умения, за да отговорят на сложни въпроси относно персонализирани финансови ситуации.

Важността на умението да адаптирате своя стил на общуване според ситуацията или средата е повтаряща се тема в този курс.

Помислете за групите хора, които бихте могли да срещнете по време на работния си ден. Например, може да сте председател на среща, да представяте презентация на колеги или да се занимавате със заявка от клиент. Как може да се различава стилът ви на комуникация?

Споделянето на шега, която е работила сред приятели, може да не е подходяща на работното място. Помислете с кого ще говорите – какви могат да бъдат очакванията им?

Основна отправна точка е да се установи целта на комуникацията. Например обясняването на технически процес може да изисква различен стил на комуникация от това да посредничиш в спор между недоволни колеги.

 

Адаптиране на собствен стил

Мислете за нещо, което правите редовно, или на работа, или като хоби. Например по време на работа може да пишете публикации в социалните медии за вашата организация или хобито ви може да е спорт.

В полето по-долу обобщете дейността си, сякаш разговаряте с висш мениджър по време на работа.

Сега обобщете същата дейност, но представете си, че говорите с дете.

 

4.4 Изграждане на доверие и взаимоотношения

Досега сте разбрали, че най-важните елементи на ефективната комуникация се припокриват и взаимосвързват. Например изграждането на доверие е много по-лесно, ако можете да проявите съпричастност към другия човек, активно да слушате и да им задавате ефективните въпроси, докато изграждате отношенията си.

 

Когато работите в среда, в която колегите се доверяват един на друг и имат положителни отношения, комуникацията между тях ще бъде по-честна и открита и следователно по-ефективна.

Редица характеристики на работното място, където доверието е в действие, са свързани с комуникацията, включително:

• Идеите се споделят свободно; приносът, сътрудничеството и иновациите процъфтяват.
• Приемането на ролята на жертва, соченето с пръст и говорене зад гърба са рядкост.
• Редовната обратна връзка и диалогът са нещо обичайно.
• Преобладава здравословен конфликт, основан на поведение на даване на най-доброто от себе си като почтеност, етика и мислене за голям екип.
• Хората се харесват помежду си и проявяват загриженост един към друг, дори доброволно помагат, когато другите имат нужда от помощ, без да е необходимо да бъдат помолени.

5. Личен план за развитие

Това е вашата възможност да преразгледате личния си план за развитие и да помислите за всичко, което сте обхванали в този тест. Над какво бихте искали да работите?

 

Когато сте близо до края на тестването, отделете време, за да идентифицирате всички области, които искате да доразвиете или практикувате. След това добавете тази цел към таблицата си за планиране на личното развитие, която стартирахте в този тест.

Може би бихте могли да практикувате активно слушане с някой, с когото не сте винаги съгласен, да използвате някои ефективни въпроси или да развиете самосъзнанието си, като получите някаква обратна информация от някой, на когото имате доверие.

Освен че ще си поставите цел за този тест, възползвайте се от възможността да прегледате всички цели, които сте си поставили миналата седмица. Ако ви е трудно да отговаряте на определените от вас времеви рамки, може би те са нереалистични и трябва да ги промените, за да се вписват по-добре с натовареността ви.